Le défi

Le secteur de l’événementiel repose sur une organisation millimétrée. Pourtant, la gestion des maîtres d’hôtel reste souvent artisanale :

• Tableurs compliqués et difficiles à maintenir
• Communications éparpillées (mails, appels, messages)
• Facturation chronophage et peu automatisée
• Visibilité réduite sur les disponibilités et les affectations

Notre client, une agence d’événementiel haut de gamme, avait besoin d’une solution fiable pour gérer ses équipes avec fluidité, réduire les pertes de temps et offrir une meilleure expérience à ses collaborateurs.

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Notre approche

Dès le départ, nous avons travaillé main dans la main avec le client pour comprendre ses contraintes opérationnelles. L’objectif était clair : centraliser l’ensemble des processus de gestion des maîtres d’hôtel dans une seule application, simple et intuitive.

Nous avons proposé une méthodologie en trois étapes :

1. Immersion métier – comprendre la réalité terrain et les besoins précis des organisateurs et des maîtres d’hôtel.
2. Prototype rapide – créer une première version fonctionnelle pour tester les flux critiques.
3. Déploiement évolutif – mettre en production une solution robuste, évolutive et facile à administrer.

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Les solutions mises en place

• Gestion des événements et des créneaux horaires : création, modification et suivi des événements en temps réel.
• Inscription des maîtres d’hôtel : un système fluide pour postuler, valider ou refuser une mission.
• Facturation automatisée : génération instantanée de factures via Invoice Ninja, intégrée directement dans le workflow.
• Rappels et notifications : automatisation des rappels (disponibilités, inscriptions, validations) via BuildShip.
• Portail utilisateur : un espace dédié aux organisateurs comme aux maîtres d’hôtel pour simplifier l’expérience de chaque partie prenante.

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Le résultat

Une application sur-mesure qui a permis à notre client :

• De gagner plusieurs heures chaque semaine en éliminant la saisie manuelle et les allers-retours inutiles.
• D’offrir une transparence totale sur les disponibilités et affectations.
• De sécuriser sa facturation, avec un système automatisé et conforme.
• D’élever son image de marque auprès des maîtres d’hôtel grâce à une expérience fluide et professionnelle.

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Conclusion

Ce projet illustre parfaitement notre approche : plonger dans la réalité de nos clients, traduire leurs enjeux en solutions concrètes, et livrer une application qui crée de la valeur dès sa première itération.